E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nedir? Farkları Nelerdir?

blank

Vergi Usul Kanunu (VUK) tebliği ile ticari hayata giren e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemleri, kağıt fatura kullanımını pek çok sektör için sonlandırdı. Zorunluluk ve gönüllülük esasına göre katılım gösterilebilen sistemler, arşivi dijital ortama taşıma avantajı ile pek çok sektöre çözüm sunar. Faturaların teslimini, izlenmesini ve takibini elektronik ortama taşıyan sistem ile vergi takibi noktasında da önemli ilerlemeler kaydedilmiştir.

E-Fatura Nedir, Nasıl Kullanılır?

Elektronik ortamdan hazırlanan faturalar “E-Fatura” olarak adlandırılır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından 5 Mart 2010 yürürlüğe alınan E-Fatura, klasik kağıda basılan faturalarla aynı niteliklere ve içeriğe sahiptir. Klasik kağıt faturalar ile arasındaki tek fark, gönderim şekli ile ilgilidir. E-Fatura teslimi elektronik ortamdan yapılmaktadır.

blank

397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) tebliği ile GİB tarafından yürürlüğe giren E-faturaların standartları, yine GİB tarafından belirlenir. Basım ve teslim yöntemlerine herhangi bir fiziksel işlem gerektirmeyen E-faturaların arşivi de dijital ortamda yapılır. Herhangi bir basım maliyeti bulunmayan E-faturalarda klasik kağıt faturalara göre var olan hatayı düzeltmek de düşük maliyetle gerçekleştirilebilir.

Kimler E-Fatura Mükellefidir?

E-fatura mükellefiyetliği ile ilgili kıstaslar VUK tebliği ile belirlenmiş, kimi işletmeler için mükellefiyet zorunluluk sınırları çizilirken kimi işletmelerde ise E-faturaya geçiş yapılmasında gönüllülük esas alınmıştır. Düzenlemeye göre e-fatura mükellefiyet zorunluluğu brüt satış hasılatına göre belirlenmiş ve bu firmaların e-defter ve e-fatura kullanmaları zorunlu tutulmuştur. 2019 yılı ve sonrası brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzerinde olan firmalar, e-fatura mükellefi kabul edilmektedir.

Sektöre göre e-fatura mükellefiyeti rakamları farklılık göstermektedir. E-Ticaret sektörü paylaşılan bu bilgiye verilebilecek en güzel örnektir. İnternet üzerinden satış yapan firmaların tamamı ciroya bakılmaksızın e-fatura mükellefi kabul edilmektedir. E-Ticaret yanında cirodan bağımsız e-fatura mükellefi olma zorunluluğu bulunan sektörler kolalı gazoz, alkollü içecek ve tütün ürünleri imal eden firmalar ile madeni yağ lisansına sahip olan firmalardır. Sayılan sektörde faaliyet gösteren firmaların tamamı, 1 ürün satışı bile yapsa e-fatura mükellefi kabul edilmektedirler.

E-Fatura Nasıl Kesilir?

E-Fatura kesmek için geliştirilen e-Fatura Portalı kullanılır. E-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonları barındıran hizmetten yararlanılması için GİB izni gereklidir. VUK esaslarına uygun şekilde GİB’e yapılan başvuru ardından alınan izin sonrası e-Fatura Portalı kullanılarak e-Fatura oluşturulabilir. İzin alınması ardından fatura oluşturma işlemleri için aşağıda paylaşılan işlem sıralaması takip edilebilir:

1.Bilgisayarınıza Java’nın en az 1.6 versiyonunu indirin.

2. Denetim masasına giriş yaparak “Java” sekmesine giriş yapın ve açılan kontrol panelinde “View” sekmesine tıklayın. Açılan pencerede aşağıda gösterildiği gibi “Runtime Parameters” bölümüne –Xmx256m yazın ve “OK” butonuna tıklayın.

blank

3. Java ayarları sonrası https://portal.efatura.gov.tr/efatura adresine giriş yaparak, “Mali Mühür / Elektronik İmza” onayı verin ve portala giriş yapın.

4. Menünün solunda yer alan “Fatura Oluştur” sekmesini kullanarak aşağıda gösterildiği gibi fatura tipini seçin ve fatura, sipariş ve irsaliye bilgileri ile ilişkili bölümleri doldurun.

blank

5. Yukarıdaki işlemleri tamamlamanın ardından aşağıda gösterildiği gibi alıcıya ait bilgileri doldurun.

blank

6. Mal ve hizmet bilgileri ile ilgili bölümden girilecek her bilgi için “Satır Ekle” butonuna tıklayın. Benzer şekilde silinecek bilgiler “Satır Sil” butonu aracılığı ile kaldırılırken, eklenecek vergiler için “Vergi Ekle” butonu kullanılarak faturaya eklenir.

blank

7. “Toplamlar” bölümünde yukarıda yapılan işlemlere ilişkin sonuçlar görüntülenecektir. Dilerseniz yuvarlama amacı ile bu bölümdeki toplamlara el ile müdahale edebilirsiniz.

8. Son olarak faturaya eklenmesi zorunlu bilgi girişi için “Not” bölümünün tamamlanması gereklidir. Aşağıda gösterilen ekranda istenen veri girişi yapılarak “Oluştur” butonuna tıklanması ardından fatura taslağı oluşturulur.

blank

9. Taslaklar menüsünde yer alan faturaya onay vererek işleminizi tamamlayabilirsiniz.

Yanlış Kesilirse Ne Yapılmalı?

E-Fatura oluşturmanın ardından yanlışınızı henüz taslak aşamasında fark ettiyseniz, onay öncesi gerekli düzenlemeleri yapma şansınız bulunmaktadır. Onay verilen faturalarda herhangi bir değişiklik yapılmamaktadır. Yanlış kesilen faturalar için alıcı ile görüşerek faturanın iadesini istemeniz gereklidir. Alıcı tarafından faturanın reddedilmesini isteyerek iptal işlemi yapabilirsiniz.

E-Fatura Doğrulama Sistemi?

E-Fatura doğrulama sistemi kullanılarak oluşturulmuş e-Fatura yanıtı XML imzalarının doğrulandığı teyidi alınabilmektedir. Doğrulama sistemi üzerinden sorgulama yapabilmek için https://ebelge.gib.gov.tr/ adresi üzerinden Vergi veya TC Kimlik No bilgileri kullanılarak gönderimi yapılan faturalara ulaşılması gereklidir. E-Fatura dosyasının açılması adından “Doğrula” seçeneğine tıklayarak aşağıda paylaşılan iki farklı sonuçtan herhangi birisine ulaşabilirsiniz:

  • Mali Mühür Doğrulandı: Faturanın imzalanması ardından üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmadığı anlamına gelir.
  • Mali Mühür Geçersiz: İmza sonrası fatura üzerine değişiklik yapıldığı anlamına gelir. Sorgulama sonrası ulaşılan faturanın geçersiz olduğu anlaşılabilir.

Bilmeniz Gereken E-Fatura Terimleri

E-Fatura keserken sisteme aşina olmadığınızda, bazı terimlerin ne anlama geldiği noktasında desteğe ihtiyaç duyabilirsiniz. Sistemde işlem yaparken şu terimlerin ne anlama geldiğiniz bilmeniz halinde fatura işlemlerinizi elektronik ortamdan kolayca yapabilirsiniz:

  • E-Fatura: Elektronik faturanın kısaltması olarak kullanılır.
  • Mali Mühür: GİB adına TÜBİTAK Bilgem Kamu SM tarafından hazırlanmış elektronik sertifika alt yapısını tanımlar. E-Fatura Uygulaması bünyesinde yapılacak her işlemde mali mühür kullanılması zorunludur.
  • TCKN: Türkiye Cumhuriyeti (TC) vatandaşlık numarasının kısaltmasıdır.
  • VKN: Vergi kimlik numarasının kısaltmasıdır.
  • ETTN: Faturanın tekilliğini sağlayan ve müdahale edilmeyen sisteme ilişkin numaradır. ETTN, “Evrensel Tekil Tanımlama Numarası” kısaltmasıdır.
  • Fatura Tipi: Kesilen faturanın türünü tanımlar. Satış veya İade olarak e-Fatura keserken seçin yapılabilir.

E-Arşiv Fatura Nedir? E-Fatura ile Arasındaki Farklar

E-Arşiv fatura, mükellef tarafından saklanması zorunlu tutulan e-Fatura nüshalarıdır. Mal ve hizmet satışında e-Fatura mükellefleri, GİB’e rapor etmek için e-Arşiv faturası da kesmek zorundadır. Kesilen e-Arşiv faturası müşteriye gönderilmez. E-Arşiv faturalar, düzenlenme tarihini izleyen ayın ilk 15 günü içerisinde GİB’e gönderilmelidir. E-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki farklar ise şu şekilde özetlenebilir:

  • E-Faturada GİB aracılık görevi yaparken, e-Arşiv faturada GİB rapor alan kurum kabul edilir.
  • E-Faturada zorunlu format kullanılırken, e-Arşiv faturanın formatı serbesttir.
  • E-Fatura mali mühür oluşturulurken, e-Arşiv faturada ek olarak zaman damgası da kullanılır.
  • E-Fatura GİB portalı ve özel entegratör kullanılarak kesilirken, e-Arşiv fatura ek olarak kurumun kendi bilgi sistemi kullanılarak da oluşturulabilir.
  • E-Faturanın baskısı geçersizken, e-Arşiv fatura elektronik belge olarak basılmaktadır.

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-Arşiv Fatura kesmek için İnteraktif Vergi Dairesini kullanabilirsiniz. Kullanıcı adınız ve şifre ile giriş yapabildiğiniz sistem üzerinde 15 adıma e-fatura kesmek için izlemeniz gereken yok aşağıda paylaşılmıştır:

1.https://earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html linkini kullanarak “E-Arşiv Portal İnteraktif Şifre ile Giriş Ekranı” sayfasına ulaşın.

2. “Kullanıcı Girişi” bölümünden, aşağıda gösterildiği gibi ilgili alanlara “Kullanıcı Kodu” ve “Şifre” bilgilerini girin ve “Giriş” butonuna tıklayın.

blank

3. Yapılan giriş ardından aşağıda gösterildiği gibi “Modül Seçiniz” açılır menüsünü kullanarak “e-Arşiv Portal” seçeneğine giriş yapın.

blank

4. Sistem ilk kez kullanılıyorsa, solda yer alan menüde “Kullanıcı İşlemleri” sekmesi tıklanarak “Kullanıcı Bilgileri” seçeneği tıklanmalıdır. Aşağıda gösterilen alan eksiksiz doldurulması ardından “Kaydet” butonuna tıklanmalıdır.

blank

5. Yeniden ekranın solunda yer alan menüde “Belge İşlemleri” seçeneğine tıklayın ve açılan menüde “5000/30.000 TL Fatura Oluştur” sekmesine giriş yaparak, aşağıda gösterildiği gibi “Fatura Bilgileri” ve “Alıcı Bilgileri” bölümlerini doldurun.

blank

6. Mal ve hizmetlere ilişkin bilgi girişi yapmak için “Satır Ekle” seçeneğine tıklayarak aşağıda gösterilen ekran üzerinden ilgili bilgileri doldurun ve “Oluştur” butonuna tıklayın.

blank

7. Fatura taslağı oluşturduktan sonra sol menüde yer alan “5000 / 30.000 TL Taslaklar” sekmesine tıklayın ve “GİB İmza” butonuna tıklayarak iki aşamalı SMS onayı işlemlerine geçiş yapın. İlk aşamada aşağıda görülen ekranda “Şifre Gönder” butonuna tıklayın.

blank

8. İkinci aşamada cep telefonunuza gelen kodu aşağıda kırmızı çerçeve ile gösterilen alana giriş yaparak “Onayla” butonuna tıklayarak faturanızı imzalayın.

blank

Yanlış Kesilirse Ne Yapılmalı?

E-Arşiv Fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklik yapılamamaktadır. Bu nedenle yapılacak değişikliklerin henüz taslak aşamasında yapılması ve ardından imza işleminin gerçekleştirilmesi gereklidir. Eğer imza sonrası e-Arşiv faturanın yanlış kesildiği fark edilmişse, iptal işlemi yapılmalıdır. İptal işlemi için 7 gün süre bulunur. Bu 7 günlük sürenin aşılması halinde fatura iptali gerçekleşmezse, yeni bir fatura oluşturularak müşteriye gönderilmesi gereklidir.

Not: Bu yazıdaki fiyat/ücret, tarih, süre vb. diğer verilere dayalı bilgiler yazının yayınlandığı tarihte ilgili platform, kuruluş vb. web sitelerinden alınmıştır. Zamana bağlı değişiklik gösterebilir.

SIK SORULAN SORULAR

E-Fatura Nasıl İşler?

E-Fatura elektronik ortamda düzenlenerek yine elektronik ortamdan alıcıya gönderilir. Müşteriye anında iletilen e-Fatura, dijital ortamlarda arşivlenir.

E-Faturaya Geçince Ne Oluyor?

E-Fatura sistemine geçiş yapılınca basılı fatura kullanma zorunluluğu ortamdan kalkar. Faturalar elektronik ortamdan düzenlenir ve iletilir. Basılı fatura arşivleme yerine dijital arşiv kullanılır.

E-Fatura Kimler İçin Zorunlu?

421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile brüt satış hasılatı brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan firmalar için e-Fatura zorunludur. Ek olarak internet ortamından satış yapan firmaların tamamı ile kolalı gazoz, alkollü içecek ve tütün ürünleri imal eden firmalar ile madeni yağ lisansı sahip firmalar da e-Fatura mükellefi sayılmaktadır.

E-Fatura Uygulaması Nedir?

E-Fatura uygulaması, yapılan mal veya hizmet satışı sonrası faturalandırmanın elektronik ortamdan yapılmasını, gönderilmesini ve takip edilmesini sağlayan sistemdir.

E-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

E-Arşiv Fatura sorgulama işlemi https://e-fatura.gov.tr/ adresi üzerinden yapılır. Sisteme giriş yapılması için “Vergi Kimlik Numarası” veya “TC Kimlik Numarası” kullanılır ve faturaların doğruluğu yapılan giriş ardından kontrol edilir.

E-Fatura Sistemine Nasıl Girilir?

E-Fatura sistemine geçiş işlemleri GİB Portal, GİB ile entegrasyon ve özel entegratör üzerinden yapılır. Paylaşılan üç kanaldan herhangi birisi aracılığı ile mali mührün temin edilmesi ardından e-fatura geçişi tamamlanır.

2 Saatte Ücretsiz Sanal POS HEMEN BAŞVUR